Skarga na urząd lub urzędnika (art. 227 k.p.a.): jak ją złożyć

Do czego służy skarga

Skarga dotyczy tego, jak urząd albo jego pracownicy wykonują swoją pracę. Może dotyczyć (art. 227 k.p.a.):

• zaniedbania lub nienależytego wykonywania zadań przez urząd albo jego pracowników;
• naruszenia praworządności lub Twoich interesów;
• przewlekłego lub biurokratycznego załatwiania sprawy.

Na przykład: urzędnik nie przyjął dokumentów, podał błędne informacje albo źle Cię potraktował; albo nikt nie odpowiada na Twoje pisma.

Skargę może złożyć każdy, także cudzoziemiec: to prawo przysługuje każdemu (art. 221 § 1). Możesz ją złożyć we własnym interesie, w interesie publicznym albo w interesie innej osoby za jej zgodą (art. 221 § 3). Nie potrzebujesz znaku sprawy ani decyzji. Liczy się treść pisma, a nie jego tytuł (art. 222).

Nikt nie może ponieść uszczerbku ani narazić się na zarzut z powodu skargi, jeśli działał w granicach prawa (art. 225 § 1). Opisuj więc, co się stało, a nie to, jaki ktoś jest.

Czego skarga nie zrobi

Twój problem	Pismo	Zasada
Nie zgadzasz się z decyzją	odwołanie	14 dni od doręczenia, do organu wyższego stopnia, za pośrednictwem organu, który wydał decyzję (art. 129 § 1–2)
Sprawa się przeciąga	ponaglenie	do organu wyższego stopnia, za pośrednictwem urzędu; może on zobowiązać urząd do załatwienia sprawy w wyznaczonym terminie (art. 37 § 3 i § 6)
Jak działał urząd albo pracownik	skarga	odpowiedź w ciągu miesiąca (art. 237 § 1)

Przepisy o skargach nie wstrzymują ani nie wydłużają 14 dni na odwołanie. Jeśli jesteś jeszcze w terminie, złóż odwołanie.

Gdy skarga dotyczy Twojej sprawy:

• sprawa jest w toku: urząd rozpatruje skargę w tym postępowaniu, według przepisów k.p.a. (art. 234 pkt 1);
• zapadła decyzja ostateczna (taka, od której nie można się już odwołać): skargę uważa się, zależnie od treści, za żądanie wznowienia postępowania, stwierdzenia nieważności decyzji albo jej uchylenia lub zmiany (art. 235 § 1). Jest to możliwe tylko w przypadkach, które przewiduje prawo (art. 16 § 1);
• postępowania jeszcze nie ma: jeśli jesteś stroną, skarga je wszczyna (art. 233).

Skarga do wojewódzkiego sądu administracyjnego (WSA) to inne pismo. Trafia do sądu, dotyczy decyzji i składa się ją w ciągu 30 dni od doręczenia (art. 53 § 1 p.p.s.a.).

Kto rozpatruje skargę

Skargę składa się do organu właściwego do jej rozpatrzenia (art. 228). Jeśli przepis szczególny nie wskazuje innego organu, k.p.a. wskazuje te (art. 229):

Skarga dotyczy	Kto ją rozpatruje
wójta, burmistrza, prezydenta miasta albo kierownika gminnej jednostki organizacyjnej	rada gminy (pkt 3)
zarządu powiatu, starosty albo kierownika powiatowej służby, inspekcji, straży lub jednostki	rada powiatu (pkt 4)
zarządu województwa albo marszałka	sejmik województwa (pkt 5)
wójta (burmistrza, prezydenta), zarządu albo kierownika powiatowej służby w zadaniach zleconych z zakresu administracji rządowej	wojewoda albo organ wyższego stopnia (pkt 2)
rady gminy, rady powiatu albo sejmiku	wojewoda, a w sprawach finansowych regionalna izba obrachunkowa (pkt 1)
wojewody	właściwy minister w sprawach rozpatrywanych według k.p.a., w innych sprawach Prezes Rady Ministrów (pkt 6)
innego organu administracji rządowej	organ wyższego stopnia albo sprawujący bezpośredni nadzór (pkt 7)
ministra	Prezes Rady Ministrów (pkt 8)
konsula	minister właściwy do spraw zagranicznych (pkt 8a)
organu centralnego i jego kierownika	organ, któremu podlega (pkt 9)

Przy wójcie czy burmistrzu wiersz zależy od zadania: zadania, które państwo powierza samorządom, prawo nazywa zadaniami zleconymi.

Szef Urzędu do Spraw Cudzoziemców jest centralnym organem administracji rządowej. Nadzór nad nim sprawuje minister właściwy do spraw wewnętrznych (art. 16 ustawy o cudzoziemcach).

Skarga na pracownika. Przepisy wskazują organy, nie osoby. Wyślij skargę do urzędu, w którym ta osoba pracuje; przy wydziale spraw cudzoziemców jest to urząd wojewódzki. Organ może przekazać skargę na pracownika jego przełożonemu (art. 232 § 2), ale nigdy osobie, której skarga dotyczy, ani osobie jej podległej (§ 11 rozporządzenia). Pracownik, który dostał skargę na siebie, musi niezwłocznie przekazać ją przełożonemu (art. 256).

Nie wiesz, dokąd ją wysłać? Wyślij mimo to. Organ niewłaściwy musi w ciągu 7 dni przekazać skargę organowi właściwemu i Cię o tym zawiadomić albo wskazać Ci właściwy organ (art. 231 § 1).

Jak ją złożyć

Rozporządzenie Rady Ministrów z 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków („rozporządzenie”) pozwala wnieść skargę pisemnie, faksem, pocztą elektroniczną albo ustnie do protokołu (§ 5).

• E-mail wystarczy przy skardze. Nie wystarczy przy odwołaniu ani ponagleniu: takie pismo wysłane e-mailem urząd pozostawia bez rozpoznania (art. 63 § 1 k.p.a.).
• Papier albo postać elektroniczna: pismo do urzędu może mieć każdą z nich (art. 14 § 1d k.p.a.). Każdy podmiot publiczny musi mieć adres do doręczeń elektronicznych (art. 8 ustawy o doręczeniach elektronicznych).
• ePUAP już się nie liczy. Od 1 stycznia 2026 r. pismo wysłane przez ePUAP nie ma już skutków doręczenia przez e-Doręczenia (art. 147 ust. 2 tej ustawy). Niektóre strony urzędów wciąż go podają.
• Ustnie: urzędnik spisuje protokół z datą, Twoim imieniem, nazwiskiem i adresem oraz krótkim opisem sprawy; podpisujecie go oboje (§ 6).

Podaj imię, nazwisko i adres: skargę bez nich pozostawia się bez rozpoznania (§ 8 ust. 1). Jeśli z treści nie wynika, czego skarga dotyczy, urząd wezwie Cię do wyjaśnienia w ciągu 7 dni (§ 8 ust. 2). Na Twoje żądanie urząd musi potwierdzić złożenie skargi (§ 7). Przepisy o skargach nie przewidują terminu na jej złożenie.

Co napisać

• na kogo się skarżysz: urząd, a jeśli wiesz, także osoba;
• co się stało, po kolei, z datami i miejscami;
• której części art. 227 to dotyczy: zaniedbania, naruszenia prawa lub Twoich interesów, przewlekłego lub biurokratycznego załatwiania;
• czego żądasz: na przykład poprawienia błędu, załatwienia Twojej sprawy albo działań, żeby to się nie powtórzyło;
• imię, nazwisko, adres i podpis.

Respubliko pisze tę skargę po polsku na podstawie Twoich odpowiedzi. Sprawdzasz ją, podpisujesz i wysyłasz sam.

Ile czasu ma urząd

Organ powinien załatwić skargę bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca (art. 237 § 1). Przepis nie mówi, od którego dnia liczy się miesiąc. Zachowaj dowód daty wysłania.

Jeśli odpowiedzi nie ma w terminie, stosuje się przepisy o zwłoce (art. 237 § 4): organ musi podać przyczynę, wskazać nowy termin i pouczyć o prawie do ponaglenia (art. 36 § 1). Możesz złożyć ponaglenie (art. 37).

Odpowiedź

Organ zawiadamia Cię o sposobie załatwienia skargi (art. 237 § 3). Zawiadomienie musi wskazywać organ, sposób załatwienia skargi oraz imię, nazwisko i stanowisko osoby, która je podpisała. Jeśli skarga została załatwiona odmownie, musi też zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne oraz pouczenie o skargach ponawianych (art. 238 § 1). Jeśli organ stwierdzi uchybienia, może wydać polecenie albo podjąć inne środki, żeby je usunąć wraz z ich przyczynami (§ 12 rozporządzenia).

Zawiadomienie nie jest decyzją, więc nie przysługuje od niego odwołanie: odwołanie służy od decyzji (art. 127 § 1).

Ponowna skarga. Jeśli skargę uznano za bezzasadną, odpowiedź to wykazała, a Ty ponawiasz ją bez nowych okoliczności, organ może podtrzymać swoje stanowisko adnotacją w aktach, bez zawiadamiania Cię (art. 239 § 1). Pisz ponownie tylko z nowymi faktami.

Rzecznik Praw Obywatelskich. Jeśli organ władzy publicznej naruszył Twoje wolności lub prawa, każdy może zwrócić się o pomoc do Rzecznika Praw Obywatelskich (art. 80 Konstytucji): bezpłatnie i bez szczególnej formy (art. 10 ustawy o RPO).

Wniosek: gdy chcesz, żeby urząd zadziałał

Skarga mówi, że urząd zrobił coś źle. Wniosek prosi go, żeby zadziałał albo działał lepiej: w szczególności ulepszył organizację, wzmocnił praworządność, usprawnił pracę i zapobiegał nadużyciom, chronił własność albo lepiej zaspokajał potrzeby ludności (art. 241).

• Wniosek składa się do organu właściwego ze względu na jego przedmiot (art. 242 § 1). Organ niewłaściwy musi w ciągu 7 dni przekazać go właściwemu i Cię o tym zawiadomić (art. 243).
• Termin jest ten sam: bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca (art. 244 § 1).
• Jeśli organ nie zdąży, musi w tym terminie zawiadomić Cię, co zrobił i kiedy przewiduje załatwienie wniosku (art. 245).
• Jeśli nie jesteś zadowolony ze sposobu załatwienia albo nie ma odpowiedzi w terminie, możesz złożyć skargę (art. 246).

Respubliko napisze też wniosek.

Kiedy szukać pomocy

Gdy chodzi o prawo albo termin, na przykład o Twój pobyt, nie polegaj na samej skardze. Złóż odwołanie albo ponaglenie i skorzystaj z bezpłatnej pomocy prawnej.