Wniosek o udostępnienie informacji publicznej: wzór i 14 dni

Kto może pytać i kto musi odpowiedzieć

Prawo do informacji publicznej ma każdy (art. 2 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej, dalej: u.d.i.p.). Nie wolno żądać od Ciebie wykazania interesu prawnego ani faktycznego, więc nigdy nie musisz pisać, po co Ci informacja (art. 2 ust. 2).

Odpowiedzieć muszą władze publiczne i inne podmioty wykonujące zadania publiczne (art. 4 ust. 1), na przykład:

• organy władzy publicznej: ministrowie, wojewoda, Szef Urzędu do Spraw Cudzoziemców, prezydent miasta, burmistrz, wójt, policja (pkt 1);
• podmioty wykonujące zadania publiczne lub dysponujące majątkiem publicznym: ZUS, publiczne szkoły i szpitale, spółki, w których dominuje państwo albo gmina (pkt 4–5);
• partie polityczne oraz reprezentatywne związki zawodowe i organizacje pracodawców (art. 4 ust. 2).

Informację udostępnia ten, kto ją ma (art. 4 ust. 3). Pisz więc do urzędu, który ją posiada.

O co można pytać

O każdą informację o sprawach publicznych (art. 1 ust. 1). Ustawa podaje przykłady (art. 6 ust. 1), m.in.:

• organizacja urzędu i osoby pełniące w nim funkcje;
• sposób przyjmowania i załatwiania spraw, stan przyjmowanych spraw i kolejność ich załatwiania;
• treść decyzji i innych dokumentów urzędowych oraz wyniki kontroli;
• majątek urzędu i wydatkowanie pieniędzy publicznych.

Możesz też żądać wglądu do dokumentów urzędowych (art. 3 ust. 1 pkt 2).

Pytaj o to, co urząd już ma: dokument, decyzję, liczbę. Jeśli urząd musiałby dopiero przygotować odpowiedź, na przykład przeglądając wiele akt, może uznać ją za informację przetworzoną. Do niej masz prawo tylko w zakresie, w jakim jest to szczególnie istotne dla interesu publicznego (art. 3 ust. 1 pkt 1).

Najpierw zajrzyj do Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) urzędu. Na wniosek udostępnia się informację, której nie opublikowano w BIP, w portalu danych ani — od 1 lipca 2026 r. — w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (art. 10 ust. 1). BIP musi też podawać, jak uzyskać informacje, których w nim nie ma (art. 8 ust. 4).

Akta własnej sprawy to inna droga. Jako strona możesz przeglądać akta swojej sprawy i robić z nich kopie (art. 73 § 1 k.p.a.). Inne ustawy, które inaczej regulują dostęp do informacji, nadal obowiązują (art. 1 ust. 2 u.d.i.p.).

Czego urząd może nie udostępnić

• informacji niejawnych i innych tajemnic chronionych ustawą (art. 5 ust. 1);
• informacji chronionych ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy (art. 5 ust. 2).

Ochrona prywatności nie obejmuje informacji o osobach pełniących funkcje publiczne, związanych z pełnieniem tych funkcji, w tym o warunkach ich powierzenia i wykonywania (art. 5 ust. 2).

Jak złożyć wniosek

Ustawa nie określa formy wniosku. Informację, którą można udostępnić od razu, udostępnia się ustnie lub pisemnie bez pisemnego wniosku (art. 10 ust. 2). Sądy przyjmują wniosek w dowolnej formie, więc wystarczy e-mail (WSA w Gorzowie Wielkopolskim, II SAB/Go 62/26).

Napisz:

1. czego chcesz — jak najdokładniej, w ponumerowanych punktach;
2. w jakiej formie: np. skany e-mailem albo kopie papierowe pocztą. Urząd udostępnia informację w sposób i w formie zgodnych z wnioskiem, chyba że nie pozwalają na to jego środki techniczne (art. 14 ust. 1);
3. dokąd ją wysłać: adres e-mail albo adres pocztowy;
4. imię i nazwisko; na papierze — podpis.

Nie pisz, po co Ci informacja. Jeśli urząd zamierza odmówić, może najpierw wezwać Cię do podpisania wniosku, w terminie nie krótszym niż 7 dni (NSA, III OSK 1729/25; art. 64 § 2 k.p.a.).

Przykład:

Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej wnoszę o udostępnienie: 1) liczby wniosków o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, które na dzień 1 października 2026 r. oczekiwały na rozpatrzenie; 2) kopii dokumentów określających kolejność rozpatrywania tych wniosków. Informację proszę przesłać na adres e-mail: [___].

Wyślij wniosek e-mailem na adres podany w BIP, pocztą albo złóż go osobiście. Zachowaj dowód wysłania.

14 dni

Urząd udostępnia informację bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu 14 dni od dnia złożenia wniosku (art. 13 ust. 1).

Jeśli nie może, musi w tym terminie powiadomić Cię o powodach opóźnienia i o nowym terminie — nie dłuższym niż 2 miesiące od dnia złożenia wniosku (art. 13 ust. 2).

Dostęp jest bezpłatny (art. 7 ust. 2). Jeśli wybrana przez Ciebie forma oznacza dla urzędu dodatkowe koszty, może pobrać opłatę w ich wysokości. O kwocie musi Cię powiadomić w ciągu 14 dni od złożenia wniosku. Informację udostępnia po 14 dniach od powiadomienia, chyba że w tym czasie zmienisz sposób lub formę albo wycofasz wniosek (art. 15).

Jeśli środki techniczne nie pozwalają na Twoją formę, urząd powiadamia Cię o tym pisemnie i wskazuje, w jakiej formie może udostępnić informację niezwłocznie. Jeśli w ciągu 14 dni nie złożysz wniosku o tę formę, postępowanie się umarza (art. 14 ust. 2).

Gdy urząd odmawia

Organ władzy publicznej odmawia w drodze decyzji (art. 16 ust. 1). Jej uzasadnienie podaje osoby, które zajęły stanowisko w sprawie, a przy odmowie z powodu prywatności lub tajemnicy przedsiębiorcy — także podmioty, których to dotyczy (art. 16 ust. 2 pkt 2).

• Przysługuje Ci odwołanie w ciągu 14 dni od doręczenia (art. 129 § 2 k.p.a. w zw. z art. 16 ust. 2 u.d.i.p.), do organu wyższego stopnia, za pośrednictwem urzędu, który odmówił (art. 127 § 2 i art. 129 § 1 k.p.a.).
• Jeśli odmówił minister albo samorządowe kolegium odwoławcze (SKO), zamiast odwołania składasz do tego samego organu wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy (art. 127 § 3 k.p.a.).
• Jeśli odmówił podmiot, który nie jest organem władzy publicznej (np. spółka), również prosisz go o ponowne rozpatrzenie sprawy (art. 17).
• Odwołanie nie wymaga szczegółowego uzasadnienia: wystarczy, że nie zgadzasz się z decyzją (art. 128 k.p.a.).
• Odwołanie rozpatruje się w ciągu 14 dni (art. 16 ust. 2 pkt 1 u.d.i.p.).

Odwołanie złóż na piśmie — pocztą lub osobiście — albo na adres do doręczeń elektronicznych urzędu (e-Doręczenia). Nie e-mailem: pismo wysłane na adres poczty elektronicznej urzędu pozostawia się bez rozpoznania (art. 63 § 1 k.p.a.).

Odmowa zwykłym pismem nie jest decyzją, więc nie ma od czego się odwołać. Wtedy działaj jak przy braku odpowiedzi (niżej).

Po odwołaniu możesz złożyć skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego (WSA) w ciągu 30 dni od doręczenia decyzji odwoławczej, za pośrednictwem organu, który ją wydał (art. 53 § 1 i art. 54 § 1 p.p.s.a.).

Gdy nie ma odpowiedzi

Po upływie 14 dni albo terminu wskazanego przez urząd możesz złożyć do WSA skargę na bezczynność (art. 3 § 2 pkt 8 p.p.s.a.).

Czy najpierw ponaglenie? Według p.p.s.a. skargę na bezczynność można wnieść „w każdym czasie po wniesieniu ponaglenia” (art. 53 § 2b). Naczelny Sąd Administracyjny przyjmuje jednak, że ten wymóg dotyczy spraw prowadzonych według k.p.a. i ordynacji podatkowej, a wniosek o informację publiczną do nich nie należy (NSA, III OSK 2753/24, 19 marca 2025 r.; III OSK 2491/25, 12 czerwca 2026 r.). Tak samo orzekają WSA w przeczytanych przez nas wyrokach z 2026 r. Urzędy wciąż twierdzą w sądzie inaczej.

Bezpieczniej: najpierw złóż ponaglenie, ale dopiero po upływie terminu. Wcześniejsze pozostawia się bez rozpoznania (art. 37 § 3a k.p.a.). To niewiele kosztuje, a wątpliwość znika. Wyślij je tak jak odwołanie, nie e-mailem. Respubliko je napisze.

Skargę składa się za pośrednictwem urzędu (art. 54 § 1 p.p.s.a.). Urząd ma 15 dni na przekazanie sądowi akt i odpowiedzi na skargę, a sąd rozpatruje ją w ciągu 30 dni od ich otrzymania (art. 21 u.d.i.p.). Jeśli sąd uwzględni skargę, zobowiąże urząd do działania w określonym terminie; może też wymierzyć mu grzywnę albo przyznać Ci sumę pieniężną (art. 149 § 1 i 2 p.p.s.a.).

Co pisze Respubliko

Respubliko pisze wniosek po polsku na podstawie Twoich odpowiedzi: czego chcesz, w jakiej formie i dokąd to wysłać. Pomija, po co Ci informacja. Sprawdzasz go, podpisujesz i wysyłasz sam. Gdy urząd zwleka albo odmawia decyzją, Respubliko napisze ponaglenie lub odwołanie. Skargi do sądu jeszcze nie piszemy. Pomoże bezpłatna pomoc prawna.